OKRs: o guia completo da metodologia de planejamento

Você está 100% certo em relação ao que deveria estar dando atenção?

Uma pessoa que sabe com plena certeza onde está indo é hoje uma abençoada.

Digo mais, essa pessoa tem mais chance de sucesso que todas as outras na sua volta.

Pense nas pessoas que você conhece e se destacam hoje — quão focadas elas são?

O lado bom desse mundo conectado é o número infinito de possibilidades; o lado ruim também é esse, pois por causa disso você fica perdido no que pode e quer fazer.

Eu juro que lhe entendo, é uma situação ruim. Quando, ao longo dos dias, semanas e vamos ser sinceros, até anos você toma café com essa pergunta – mas, o que eu estou fazendo?

É aquele momento adverso, o estalo do herói nos filmes, quando ele sabe como resolver a situação e salva todo mundo. Esse é o anti-clímax da vida para verificar o tamanho da energia, tempo e dinheiro que jogamos no lixo.

Vamos falar sério – é terrível acordar pela manhã e não saber por que você faz o que você faz. Já acordei muitas vezes assim. Mas chega um momento que devemos dar um chega.

Desperdiçar vida é suicídio.

Você já tentou se organizar algumas vezes e não deu certo né? Eu sei que é difícil montar um plano fodástico em que você acredite e tenha vontade de seguir… Mas, tenho boas notícias.

Solte seu grito mais alto de alegria, pois uma galera da Intel descobriu um jeito de organizar o que devemos fazer, como devemos fazer, por que devemos fazer e chamou essa metodologia de OKR.

E depois que essa ferramenta abençoada chegou ao Google, ela se propagou para o mundo.

As empresas que começaram a usar tiveram crescimentos impressionantes, o próprio Google atribui muito do seu sucesso ao OKR. E agora chegou a sua vez de conhecê-la e virar a chave para o plano de alcançar o que merece.

O que é OKR?

OKR é uma maneira de definir onde você quer chegar e o que precisa fazer. É uma linha norteadora, um mapa para dar foco ao que dizemos SIM e o que dizemos NÃO.

O que é mais importante você fazer?

Cada pessoa na sua empresa pode lhe dar diferentes respostas e caminhos.

O OKR é a maneira de formalizar o que é importante cada um fazer e o que vamos atingir se executarmos isso.

Desta forma, os OKR ajudam a aproximar o que é importante para a pessoa realizar com aquilo que é primordial para a empresa naquele momento. É a resposta de onde cada um deve concentrar seus esforços.

Hoje o OKR é considerada a melhor metodologia de orquestrar planos e atividades.

O que significam as letras OKR

• O (Objetivos)– onde eu preciso ir
• KR (Key Results/Resultados Chave) – como eu sei que estou chegando lá
• PLANOS/INICIATIVAS – o que vou fazer para alcançar os KRs

De uma maneira bem simples:

• MISSÃO — Você define um objetivo muito grande para o seu negócio, uma missão.
• OBJETIVOS (O) — Depois define objetivos que se alcançados vão fazer você ficar mais próximo dessa missão.
• KEY RESULTS (KR) — Agora, para cada Objetivo (O) desses, você estabelece alguns resultados-chave que são cruciais atingir, como metas.
• PLANOS — Por fim, você vai definir os Planos (as atividades) que vai fazer para chegar nos Resultados-Chave (KR).

Não se preocupe que, ao longo do artigo, vou lhe mostrar cada um deles em detalhes com exemplo.

Quando você estabelece a Missão, Objetivos, Resultados Chave e Plano, você tem um caminho a seguir.

Só que o OKR é um plano dinâmico, que é revisto constantemente.

Portanto, de tempos em tempos você vai atribuir notas aos Key Results (KRs) e ver a média final do Objetivo (O) para ver o quanto a rota está boa.

Parece simples e é bem simples, mas tem alguns segredinhos que fazem esse mapa do sucesso dar certo.

Vamos ver cada um deles neste artigo, fique tranquilo.

EXTRA:

Caso você esteja na fase de escrever a sua ideia, é interessante saber do OKR, mas o melhor é tirá-la da cabeça e colocar no papel — este artigo lhe ajuda a fazer isso.

Caso você já tenha uma boa ideia, mas ainda não colocou em prática — esse artigo vai lhe ajudar a ver se a ideia tem potencial.

OKR é diferente de KPI

É muito importante ter noção dessa distinção.

Tome cuidado! Muitas pessoas se atrapalham em fazer os OKRs, pois constroem eles como se fossem KPIs, e aí não adianta nada.

Você pode distinguir assim:

• OKR – o que você quer alcançar?
• KPI – o que você precisa manter?

Se liga que o OKR é usado para lhe ajudar a direcionar seus esforços a algo que você quer muito alcançar.

Você vai direcionar sua energia para determinados Resultados Chaves (KR) que quando alcançados vão gerar o Objetivo (O) em questão.

Os KPIs são os indicadores básicos que você tem para não deixar a peteca cair.

EXEMPLO:

Vamos pensar em um carro. O que ele precisa para andar? Óleo, gasolina e água.

Com isso o carro funciona, esses são os KPIs.

Mas adianta ele ficar parado?

Você vai querer usá-lo para ir a um destino.

O OKR é a rota que você traça até o destino final.

Para que serve?

Você já deve ter percebido inúmeras vantagens, mas bora deixar claro as principais:

• Ajuda a ter certeza no que deve-se trabalhar e por que,
• Serve para medir com mais precisão o desempenho das ações (não das pessoas),
• Ajuda a manter o foco e o impacto de diversas frentes,
• Serve para todos sabem o que todos estão fazendo,
• Aumenta a motivação das pessoas ao saberem o que o seu trabalho contribui para o todo.

Os OKRs são mais adaptáveis que os outros planejamentos tradicionais. Eles também direcionam o foco com mais precisão e engajamento. Hoje, a maior parte das empresas famosas usam OKRs.

“Mas eu sou pequeno?”

Melhor ainda, é mais rápido e ágil de implementar, sem falar que você vê os resultados mais instantâneos.

“Por que pouca gente usa?”

Eu pergunto isso com frequência e não faço ideia, mas espero que você use e passe para outros que vão aproveitar junto.

Saiba que nas primeiras vezes é normal não ficar tão bom. Mas, ainda assim, faz uma diferença significativa.

Exemplo de OKR e como fazer

Eu fiz aqui um exemplo de um time de futebol para você ver o OKR na prática. Com este exemplo você vai entender etapa por etapa e as principais características de cada uma delas.

Defina uma missão (objetivo macro)

É para onde todos os esforços da empresa vão se direcionar. Essa missão é para um ano (mais recomendado) ou 6 meses. Por isso pense bem, pois os outros parâmetros do OKR (Objetivos e Resultados Chave) são ajustados de tempo em tempo, mas esse não. Ele é o ponto final.

Imagine que você com essa missão abre um guarda-chuva, e tudo que vem depois estará abaixo disso com o intuito de chegar lá.

Como eu sou Gremista, resolvi fazer o exemplo com o Grêmio.

Perceba que aqui foi definida a missão maior.

Tudo que o Grêmio for fazer tem por objetivo maior, valorizar a marca dele. No fim, o time acredita que o mais importante é fazer essa marca ser mais forte, valer mais dinheiro.

Defina os objetivos para atingir a missão

Existe a missão da organização e os objetivos das diferentes áreas que vão contribuir para ela.

Portanto, aqui você vai estabelecer de 2 a 3 grandes objetivos que a empresa precisa alcançar para atingir a missão.

É preciso tomar cuidado para que os objetivos sejam claros, ninguém pode ter dúvida sobre o que é ele.

O objetivo precisa influenciar diretamente na missão.

Você precisa ser ousado e desafiador para estimular as pessoas a buscarem seu máximo, a transporem seus limites.

De um jeito simples, objetivo é o lugar para onde vamos.

Só podemos fazer uma grande coisa por vez, é melhor escolher bem.

São elaborados dois ou três objetivos para a empresa.

Veja que, no exemplo, elenquei 2 objetivos que se alcançados vão possibilitar a missão do Grêmio.

Isso significa que toda a entidade do Grêmio vai fazer de tudo para conseguir esses 2 objetivos, assim será possível chegar na missão.

Esses objetivos envolvem todo o clube, mas cada um deles tem mais a ver com uma determinada área.

No caso do Grêmio o objetivo 1 – está mais para a comissão técnica e diretoria de futebol.

E no objetivo 2 – está mais para a área administrativa e marketing.

Defina os resultados-chave (KR) para cada objetivo

Por experiência, essa é a parte mais difícil e a principal engrenagem do OKR os Resultados chave.

Aqui você vai definir uma maneira de medir cada fator importante para chegar ao seu Objetivo (O).

Analise da seguinte forma — se os KR forem atingidos geram o objetivo? Caso não, acrescente KR ou refaça-os. Caso sim, está bom.

Tome cuidado para você colocar metas (KRs) um pouco desconfortáveis, mas alcançáveis.

A moral é se esforçar mais do que o normal. É aquele suor extra.

Entenda que KRs são resultados e não atividades.

São metas mensuráveis que têm uma evidência de conclusão.

Quando o KR envolve outra área, você precisa conversar com ela para que esteja nos dois, se não a outra área não terá como prioridade e não acontecerá.

O ideal é ter de 3 a 5 KRs por objetivo.

No exemplo, estabeleci os Resultados-chaves (KR) que levarão aos Objetivos (O).

Perceba que essas são metas que o Grêmio acredita ser necessário alcançar para os Objetivos serem atingidos.

Esses KRs direcionam o foco.

Cada pessoa cria o seu OKR com foco nessa rota.

Depois que a empresa lançou os OKR dela é o momento mais importante.

As pessoas constroem seus OKRs de acordo com o que a empresa espera alcançar. Você agora tem um direcionador do foco, pois cada um vai ter que definir o que vai fazer para alcançar esses objetivos que são comuns.

Todos em prol de uma linha norteadora.

O ideal é que cada pessoa tenha de 3 a 5 objetivos com 3 a 5 resultados-chave para cada um deles.

No caso do Grêmio:

O treinador de goleiro e o goleiro tem como Objetivo 0,7 gols.

Eles vão pegar esse Objetivo e estabelecer os KRs para atingi-lo. Assim como elaborar seus outros OKRs para ajudar o Grêmio. Todos os envolvidos no clube, vão fazer o mesmo.

Estabeleça os planos

A última parte do OKR é justamente os planos/iniciativas, que são as atividades.

Neste momento você vai estabelecer tudo que vai fazer para conseguir atingir os KRs.

Essa é a parte mutável, pois você vai realizar diversas atividades, que podem mudar conforme não ajudam você a atingir a meta. Assim, você vai sempre direcionar o seu esforço ao lugar certo.

Para finalizar o exemplo, eu defini os planos do treinador do time do Grêmio supondo que ele tenha o KR 1 dentro dos seus OKRs.

Veja que aqui possivelmente o treinador estabeleceu essas ações para conseguir chegar no KR 1 do Objetivo dele.

E isso vai dar foco ao que ele precisa fazer.

Todo mundo participa do OKR?

Sim, a moral da história é que todas as pessoas que estão envolvidas na empresa ou projeto em questão tenham seus OKRs e assim saibam o que é importante estarem executando.

Veja que o OKR vai descendo de cima para baixo.

As pessoas pegam os KRs de quem está acima e colocam como seu objetivo, e definem as suas metas para ele.

Mas isso não significa que a pessoa de baixo deve apenas buscar o que a de cima precisa.

Ela também deve estabelecer alguns objetivos seus, que estejam alinhados com o Objetivo da pessoa acima, mas não necessariamente sejam KRs dela.

O balizador final são os objetivos finais da empresa – como no Grêmio vencer o Brasileiro e ser o clube com mais sócios pagantes do Brasil.

De quanto em quanto tempo faço os OKRs?

O que eu faço e indico é definir primeiro um OKR anual, como aquele do Grêmio. Com a missão e os objetivos.

Depois isso é distribuído nas áreas que vão construindo os seus OKRs por trimestre, para chegar ao final aquele objetivo.

Você pode fazer mensal se quiser, mas eu não recomendo. Fica muito rápido os ajustes e você acaba não montando direito.

Recomendo uma semana para fazer os seus OKRs e entregue para os outros também planejarem os seus.

Se o time for pequeno, pode ser mais rápido.

O período de fazer os OKRs serve para dar as notas e a partir disso, você montar o novo OKR do próximo período.

Como dar notas para os OKRs?

Notas servem para avaliar a rota, não para avaliar as pessoas.

Repete comigo mais uma vez: notas servem para avaliar a rota, não para avaliar as pessoas.

Você não está julgando as pessoas aqui, mas se aquela estratégia foi boa para o objetivo final. A nota corresponde a duas questões:

• O quanto você chegou próximo de atingir o KR, uma avaliação direta sobre o resultado;
• O quanto aquele KR foi impactante para o objetivo?

Essa questão é um pouco subjetiva, mas a mais importante.

Veja o exemplo:

NOTAS BAIXAS

As notas em vermelho não significam que a pessoa é ruim, significa que precisamos avaliar se esse KR recebeu atenção adequada ou, de fato faz diferença, para o objetivo dele. É para tomarmos uma decisão se vamos ou não seguir com ele.

NOTAS ALTAS

As notas em AMARELO, parecem ser ótimas, e muita gente celebraria. Mas aqui está uma questão muito bacana do OKR, a ideia é ter KRs que sejam quase inalcançáveis, que façam você se esforçar muito.

Portanto, quando quase chegamos neles, significa que eles estão baixos, deveriam ser maiores. No caso essa é a filosofia Google. Tem outros que gostam de colocar números para alcançar mesmo.

NOTA IDEAL

É justamente a VERDE, o 0,6 ou 0,7 pois significa que você tinha um objetivo alto e chegou perto, foi puxado.

O fundamental é entender o porquê da nota que você deu e usar isso para definir os próximos OKRs. Não esqueça que você não está se avaliando, mas avaliando a rota percorrida.

Dicas finais para usar OKRs

Não faça tudo de uma vez em poucas horas, você precisa pensar sobre eles. 90% das pessoas já têm objetivos na cabeça e monta rapidinho, mas é preciso pensar. Pois OKR é selecionar o que você vai dizer NÃO.

Isso mesmo, quando você coloca o que vai fazer, também está deixando claro o que não vai fazer. Dedique tempo, uma semana pelo menos para validar seus primeiros OKRs. No início já ajuda um bocado a dizer não e manter o foco, mas leva umas 3 vezes até você pegar o jeito e construir bons OKRs.

Outro toque importante é começar com 1 ou 2 objetivos no máximo de 3 a 4 OKRs para você pegar o jeito e não pirar. Assim, você começa a assimilar a mecânica da parada. O importante é jamais deixar de acompanhar para não cair no buraco negro do esquecimento.

Mapa do ouro

Eu sempre amei aqueles livros de piratas e a ideia de mapas do tesouro. A vida engraçada; ela me ensinou a montar esses mapas. O OKR é o melhor jeito de você conseguir centrar sua energia em prol de uma missão e seus objetivos principais e assim alcançar muito mais.

Afinal grande parte do tempo gastamos energia, tempo e dinheiro com o que não deveríamos. A questão é que não sabemos o que é esse – não deveríamos. Já imaginou acordar todos os dias e saber o que vai fazer, por que vai fazer e onde vai chegar? Isso dá um outro gás na sua vida, é como tomar uns 2 red bulls de energia com a adrenalina de uma atividade física bem feita.

Você conhece alguém que poderia ganhar muito com mais direção nas suas atividades? Compartilhe esse artigo com quem você sabe que está perdido nos planos. Qualquer dúvida, você sabe que pode me chamar no insta @brunomrperin. E se estiver precisando encontrar melhores ideias, use esse material.

Presente

Achou que eu tinha esquecido? Claro que não, só que este Guia de Planejamento Express funciona para quem leu e entendeu o método. Eu não consegui deixar o link para download aqui, então só me pedir no insta @brunomrperin que eu mando para você. Vai ser maneiro que já trocamos uma ideia.